北海道大学プライバシーポリシー

令和5年4月1日
北海道大学

国立大学法人北海道大学（以下、本学）は、個人情報の保護に関する法律その他関係法令及びガイドライン（以下、法令等）を遵守するとともに、平成17年4月1日付け施行以来、学内規程等を整備し、個人情報の適切な管理及び保護に取り組んで参りました。

このたび、改正個人情報保護法の令和4年4月1日付け施行に伴い、「北海道大学プライバシーポリシー」（以下、本ポリシー）を定め、個人情報保護の重要性を一層認識するとともにその適切な管理及び保護を実行し維持します。

１．法令等の遵守及び学内規程等の整備

本学は、法令等を遵守し、「国立大学法人北海道大学個人情報管理規程」及び「国立大学法人北海道大学における個人情報の開示等に関する規程」等を定め、公表するとともに本学の教育、研究、診療、保育、その他管理運営に関わる全ての者に周知徹底します。

2.組織体制の整備

本学は、個人情報の管理に関する事務を総括するため総括個人情報保護管理者を、個人情報の適切な管理を確保するため各学内組織に個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者を、個人情報の管理の状況について監査を実施するため個人情報保護監査責任者を置きます。

また、本学は、個人情報の管理に係る重要事項等を審議するため個人情報管理委員会を、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止等個人情報の保護に関する事項等を審議するため情報公開?個人情報保護審査委員会を設置します。

3.個人情報の取得及び利用

本学は、個人情報の取得及び利用にあたっては、予め利用目的を明らかにし、その目的達成のために必要な範囲で、適正かつ公正な手段により行います。

4.個人情報の管理

本学は、規律に従った運用（「組織的安全管理措置」）、監督及び教育研修（「人的安全管理措置」）、機器盗難防止等（「物理的安全管理措置」）、漏えい防止等（「技術的安全管理措置」）及び外国において個人情報を取り扱う場合の当該国制度の把握及び適切な措置（「外的環境の把握」）等を講じ、不正利用、紛失?滅失、改ざん及び漏えい等がないよう個人情報を適切に管理するとともに、仮名加工情報及び匿名加工情報に関しても法令等に基づき適切に対応します。

5.個人データに係る業務の委託

本学は、個人データに係る業務を外部委託する場合は、法令等に基づき、本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて予め確認した上で選定し、目的外利用、漏えい等がないよう、委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

6.個人データの第三者への提供

本学は、法令等で定められている場合を除き、予め本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。

7.個人情報ファイル簿の作成及び公表

本学は、法令等に基づいた一定規模の個人情報ファイルについて、そのファイルの名称、利用目的、記録項目等の情報を個人情報ファイル簿として作成及び公表します。

8.保有個人情報の開示?訂正及び利用停止

　 本学は、保有個人情報について開示、訂正及び利用停止の請求があった場合は、法令等及び学内規程等の定めるところにより、適切に対応します。

9.学術研究目的の場合の規制除外と責務

本学は、法令等に基づいた学術研究目的の規制除外^*の場合においても、「組織的安全管理措置」、「人的安全管理措置」、「物理的安全管理措置」、「技術的安全管理措置」及び「外的環境の把握」等を講じ、個人情報を適切に管理します。

^*学術研究機関等において、個人情報を学術研究目的（新しい法則や原理の発見、分析や方法論の確立、新しい知識やその応用法の体系化、先端的な学問領域の開拓等の目的）で取り扱う必要がある場合であって、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合に当たらないときに、「利用目的変更の制限」?「要配慮個人情報の取得の制限」?「第三者提供の制限」に関する規制が除外されること。

10.プライバシーポリシー等の見直し

本学は、本ポリシーの内容を含む個人情報の適切な管理及び保護に関する取組みを、今後も継続して見直しするとともに改善を図ります。

1．個人情報取扱事業者としての法定事項等の公表について

(1) 事業者の名称、住所、法人代表者氏名

国立大学法人北海道大学

北海道札幌市北区北8条西5丁目

総長　寳金　清博

(2) 個人情報の利用目的一覧

本学は、教育、研究、診療、保育、その他管理運営等の業務を遂行するため、利用目的をできる限り特定して個人情報を公正かつ適正に取得して業務の円滑な遂行に当たります。

1. 　学籍管理、履修管理、成績管理、学生の学修支援業務　

2. 　学生生活相談、学費情報管理等、奨学金管理、保健衛生管理等、学生の生活支援業務

3. 　進路指導、就職活動、進路就職情報管理等、学生の進路就職支援業務

4. 　卒業生情報管理?連携業務

5. 　公開講座?研修等受講者管理業務、通信機器等の貸与業務

6. 　入試広報関連業務、出願受付業務、入学試験合否判定業務及び入学手続き管理業務等、入学試験関連業務、入学料収納業務

7. 　学術研究の改善?推進等に関する業務、知的財産?産学連携に関する業務

8. 　保育園管理運営業務

9. 　人事管理、労務管理業務

10. 　各種調査、認証評価等、国、行政及びその他団体等からの調査業務

11. 　各種証明書発行業務

12. 　学内諸手続き及び学内の各種Webサービス等における本人確認を目的とした写真とそのデータの利用

13. 　本学の施設利用手続き等、施設利用管理、防犯カメラの設置による映像情報管理

14. 　附属図書館利用情報管理

15. 　本学が行う広報活動に係る広報誌、映像等の作成及び送付業務

16.　 催し物案内、寄附依頼関係の案内送付業務

17. 　北海道大学校友会エルム（管理責任者：北海道大学）への必要情報の提供

18. 　学術交流協定校等への必要情報の提供

19. 　奨学事業実施団体、学生、保護者で組織する団体、卒業（修了）生等で組織する団体等、本学が認めた団体への通知等関連業務

20. 　部局等において学生?職員等で構成される学会組織（管理責任者：各部局等の長）への必要情報の提供

21. 　その他、本学の管理運営に関する必要な業務

※　 北海道大学病院に関する個人情報の利用目的等については、病院の個人情報保護方針等を御覧ください。

(3) 個人データの共同利用について

　　　 現在実施しておりません。

(4) 個人データのオプトアウトによる第三者提供について

　　　　現在実施しておりません。

(5) 個人情報の取扱いに関する連絡先

北海道大学総務企画部情報企画課総務企画担当

住　　　　所：〒060-0811　札幌市北区北11条西5丁目北海道大学情報基盤センター北館２階

電話番号：011-706-2923

e-mail：soumu[at]oicte.hokudai.ac.jp　[at]は＠へとご変更ください。

開設時間：月～金　9時30分～17時

休　　　　日：土?日?祝日?年末年始

(6) 保有個人情報の開示?訂正及び利用停止等に関する連絡先

北海道大学情報公開室

住　　　　所：〒060-0808　札幌市北区北8条西5丁目　北海道大学事務局庁舎1階

電話番号：011-706-2090

e-mail：bunsho[at]general.hokudai.ac.jp　[at]は＠へとご変更ください。

開設時間：月～金　9時30分～17時

休　　　　日：土?日?祝日?年末年始

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２．その他個人情報の取扱いについて